Zapytanie ofertowe na usługę cateringową

10-11-2017

ZAPYTANIE OFERTOWE

I. Zamawiający: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej

Departament Dialogu i Partnerstwa Społecznego

ul. Nowogrodzka 1/3/5

00-513 Warszawa

II. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych na potrzeby organizowanych posiedzeń Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Pracy.

Przez kompleksową obsługę cateringową Zamawiający rozumie przygotowanie potraw (zarówno zimnych jak i gorących posiłków) wraz z ich dostawą w miejsce wskazane przez Zamawiającego, zapewnienie obsługi kelnerskiej i serwisu, odpowiedniej zastawy stołowej i szkła, jak również posprzątanie po realizacji usługi łącznie z usuwaniem/wywozem na własny koszt odpadów pokonsumpcyjnych.

Miejsce realizacji usługi: miasto Warszawa, każdorazowo wskazany przez Zamawiającego (Centrum Partnerstwa Społecznego „Dialog” ul. Limanowskiego 23 oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ul. Nowogrodzka 1/3/5 lub ul. Nowogrodzka 11)

Planowana liczba osób objętych usługą: zamawiający za każdym razem określi liczbę osób, które będą uczestniczyć w spotkaniach oraz wskaże Wariant, który dotyczyć będzie danego spotkania. Każdorazowe zamówienie obejmować będzie usługi cateringowe dla minimum 1 osoby, a maksymalnie 50 osób.

Termin wykonania usługi: od 01.01.2018 r. do 15.03.2018 r. lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do realizacji usług w godzinach od 6.00 – do zakończenia danego spotkania, tj. około godz. 23.00, w dni robocze. Zamawiający wskaże godziny oraz formy podawania poszczególnych elementów Wariantu. Zamawiający składa zamówienie do Wykonawcy najpóźniej dwa dni do dnia poprzedzającego dane zamówienie do godz. 20.00.

III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Wariant I – przerwa kawowa klasyczna

Kawa rozpuszczalna w saszetkach (dodatki *) min. 2 saszetki/osobę

Herbata w saszetkach (zestaw herbat: czarne, zielone i smakowe, dodatki ** ) min. 2 saszetki /osobę

Woda mineralna niegazowana 1 butelka 0,5 l/osobę

Woda gazowana w butelkach 1 butelka 0,5 l/osobę Razem 2 butelki wody/osobę (1 l)

Soki w butelkach 0,3/0,33 l *** – (2 butelki/osobę, każda innego rodzaju) razem 0,6/ 0,66 l soku/osobę.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany soków w butelkach na soki podawane w dzbankach (dwa rodzaje: 0,3l jednego rodzaju, 0,3l – drugiego rodzaju) razem 0,6 l soku/osobę.

Ciastka kruche **** (mieszanka ciastek kruchych - min. 150 g/osobę tj. min. po 6 ciastek kruchych /osobę, – każde ciastko innego rodzaju)

Paluszki słone – min. 50g/osobę

Przerwa kawowa pozostaje do czasu zakończenia spotkania.

Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską na czas trwania całego spotkania i na bieżąco utrzymuje porządek na bufecie.

II Wariant przerwa kawowa owoce +ciasto

Kawa rozpuszczalna w saszetkach (dodatki *) min. 2 saszetki/osobę

Herbata w saszetkach (zestaw herbat: czarne, zielone i smakowe, dodatki ** ) min. 2 saszetki /osobę

Woda mineralna niegazowana 1 butelka 0,5 l/osobę

Woda gazowana w butelkach 1 butelka 0,5 l/osobę Razem 2 butelki wody/osobę (1 l)

Soki w butelkach 0,3/0,33 l *** – (2 butelki/osobę, każda innego rodzaju) razem 0,6/ 0,66 l soku/osobę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany soków w butelkach na soki podawane w dzbankach (dwa rodzaje: 0,3l jednego rodzaju, 0,3l – drugiego rodzaju) razem 0,6 l soku/osobę.

Owoce, min. 4 rodzaje owoców po min. 250 g/osobę

Ciasto domowe, min. 2 rodzaje ciasta, po min. 250g/osobę

Ciastka kruche **** (mieszanka ciastek kruchych - min. 150 g/osobę tj. min. po 3 ciastek kruchych /osobę, – każde ciastko innego rodzaju)

Paluszki słone – min. 50g/osobę

Przerwa kawowa pozostaje do czasu zakończenia spotkania.

Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską na czas trwania całego spotkania i na bieżąco utrzymuje porządek na bufecie.

III Wariant przerwa kawowa całodzienna

Kawa rozpuszczalna w saszetkach (dodatki *) min. 4 saszetki/osobę

Herbata w saszetkach (zestaw herbat: czarne, zielone i smakowe, dodatki ** ) min. 4 saszetki /osobę

Woda mineralna niegazowana 2 butelki 0,5l/osobę razem 1 l/osobę

Woda gazowana w butelkach 2 butelki 0,5l/osobę razem 1 l/osobę Razem 4 butelki wody/osobę (2 l)

Soki w butelkach 0,3/0,33 l *** – (4 butelki/osobę, każda innego rodzaju) razem 1,2/ 1,32 l /osobę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany soków w butelkach na soki podawane w dzbankach (cztery rodzaje po 0,3l/osobę z każdego rodzaju, razem 1,2 l soku/osobę.

Owoce, min. 4 rodzaje owoców po min. 250 g/osobę

Ciasto domowe, min. 2 rodzaje ciasta, po min. 250g/osobę

Ciastka kruche **** (mieszanka ciastek kruchych - min. 350 g/osobę tj. min. po 10 ciastek kruchych /osobę, – każde ciastko innego rodzaju)

Paluszki słone – min. 100g/osobę

Wykonawca przygotuje przerwę kawową w 1, 2 lub 3 podaniach w wyznaczonych godzinach przez Zamawiającego.

Przerwa kawowa pozostaje do czasu zakończenia spotkania.

Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską na czas trwania całego spotkania i na bieżąco utrzymuje porządek na bufecie.

IV Wariant – zestaw śniadaniowy

Zestaw śniadaniowy - 700g na osobę w tym :

zimne przekąski – 350g na osobę

gorące przekąski – 350g na osobę

Przekąski zimne w tym m.in.: sery, twarożki, jajka, ryby, wędliny, sałatki, serki topione, pasty, płatki, jogurty, plus dodatki nie wchodzące w skład gramatury zestawu: np. pieczywo mieszane, mleko, masło, miód, dżem i inne - bez ograniczeń,

Przekąski gorące w tym m.in. jajecznica, parówki, kiełbasa, naleśniki, tosty i inne.

Kawa rozpuszczalna w saszetkach (dodatki *) min. 1 saszetka/osobę Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany kawy rozpuszczalnej w saszetkach na kawę z ekspresu ciśnieniowego, który Wykonawca udostępni na czas trwania spotkania. min. 1 filiżanka/osobę (dodatki *)

Herbata w saszetkach (zestaw herbat: czarne, zielone i smakowe, dodatki**) min. 1 saszetka /osobę

Soki w butelkach 0,3/0,33 l *** – 1 butelka/osobę po 0,3/ 0,33 l soku/osobę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany soków w butelkach na soki podawane w dzbankach 0,3 l soku/osobę.

Śniadanie podawane będzie w formie bufetu.

Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską i na bieżąco utrzymuje porządek na bufecie.

Wykonawca na zlecenie Zamawiającego zapewni posiłki dla diet typu np.: bezglutenowa, cukrzycowa, wegetariańska, wegańska itp.

V Wariant – Zestaw obiadowy

Zestaw obiadowy złożony z dwóch dań :

Zupa: minimum 250 ml/osobę,

Drugie danie: mięso - porcja – minimum 200g/osobę (po wysmażeniu)

ryba porcja – minimum 200g/osobę (po wysmażeniu)

Dodatki: ziemniaki, ryż, makaron, kasza etc. minimum 200g/osobę,

Surówki: 3 rodzaje surówek – razem minimum 300g/osobę,

Porcja na osobę 1150g.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany ryby na mięso, mięso na rybę, rybę lub mięso na danie wegetariańskie, wegańskie, bezglutenowe etc.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany rodzaju surówki na warzywa podawane na ciepło (np. fasolka, marchewka z groszkiem, buraczki etc.).

Soki w butelkach 0,3/0,33 l *** – 1 butelka/osobę, 0,3/ 0,33 l soku/osobę.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany soków w butelkach na soki podawane w dzbankach 0,3l soku/osobę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany soków w butelkach/soków w dzbankach na: kawę rozpuszczalną w saszetkach (dodatki *) min. 1 saszetka/osobę herbata w saszetkach (zestaw herbat: czarne, zielone i smakowe, dodatki**) min. 1 saszetka /osobę

Obiad podawany będzie w formie bufetu.

Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską i na bieżąco utrzymuje porządek na bufecie.

Wykonawca na zlecenie Zamawiającego zapewni posiłki dla diet typu np.: bezglutenowa, cukrzycowa, wegetariańska, wegańska itp. Na życzenie Zamawiającego posiłki będą nakładane przez kelnerów.

VI Wariant Zestaw kolacyjny

Zestaw kolacyjny – 850g na osobę w tym :

Zimne przekąski – 400g na osobę

Gorące przekąski – 450g na osobę

Przekąski zimne w tym m.in.: sery, wędliny, ryby, śledzie, sałatki, serki topione, sery pleśniowe, roladki, galantyny, musy, pasty, plus dodatki nie wchodzące w skład gramatury zestawu: np. pieczywo mieszane, masło, miód, dżem i inne - bez ograniczeń

Przekąski gorące w tym m.in. pierogi z mięsem/ kapustą/ ruskie, strogonof, naleśniki, szaszłyki, itp.

Kawa rozpuszczalna w saszetkach (dodatki *) min. 1 saszetka/osobę

Herbata w saszetkach (zestaw herbat: czarne, zielone i smakowe, dodatki**) min. 1 saszetka /osobę

Soki w butelkach 0,3/0,33 l *** – 1 butelka/osobę, 0,3/ 0,33 l soku/osobę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamiany soków w butelkach na soki podawane w dzbankach 0,3l soku/osobę.

Kolacja podawana będzie w formie bufetu.

Menu inne niż przy zestawie śniadaniowym.

Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską i na bieżąco utrzymuje porządek na bufecie

* Za dodatki do kawy Zamawiający rozumie

: 1. cukier w saszetkach – biały i brązowy - minimum po 2 saszetki z każdego rodzaju – razem 4 saszetki na osobę

2. śmietanka do kawy w płynie (pojemności 10 ml – sztuka) minimum 4 sztuki śmietanki na osobę tj. 40 ml

3. mleko do kawy minimum 100 ml na osobę.

** Za dodatki do herbaty Zamawiający rozumie:

1. cytryna – minimum 2 plasterki na osobę (grubość plasterka - 0,5 cm)

2. cukier w saszetkach – biały i brązowy - minimum po 2 saszetki z każdego rodzaju – razem 4 saszetki na osobę.

*** Preferowane różne rodzaje smaków soków.

**** Preferowana zmiana rodzaju ciastek/ciastek bankietowych/ciast przy każdym kolejnym spotkaniu.

Menu każdorazowo będzie akceptowane przez Zamawiającego.

Płatność odbywać się będzie na podstawie faktury wystawionej po każdym zamówieniu.

Przy każdym Wariancie Wykonawca musi zapewnić:

• własną zastawę niezbędną do realizacji wskazanej usługi (sztućce, naczynia itp.)

• Zestaw przypraw (sól, pieprz - min 7 kompletów)

• Nakrycie i dekorację stołów

• Serwetki

• Stoły cateringowe, stoły bufetowe, stoły koktajlowe, krzesła koktajlowe, parawany niezbędne do zorganizowana spotkania.

• obsługę kelnerską,

• transport własny,

• uprzątnięcie sprzętu cateringowego po serwowanym posiłku.

IV. Informacje ogólne

1. Zamówienie za usługę cateringową w trakcie przedmiotowego szkolenia będzie realizowane poniżej ustawowego progu 30.000 EURO (zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych do ww. zamówienia nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych). Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego oraz nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych.

2. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej do zawarcia umowy.

3. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej może odstąpić od podpisania umowy bez podania uzasadnienia swojej decyzji.

V. Kryteria oceny przedstawionej oferty:

A) cena (A) waga kryterium – 100%

Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1. skontaktowania się z Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert,

2. odpowiedzi tylko na wybraną ofertę, oraz

3. negocjacji warunków po wyborze oferty,

4. odstąpienia od niniejszego zamówienia bez podania przyczyny,

5. pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. Ponadto informujemy, że zawieramy umowy na podstawie wzorów umów stosowanych w Ministerstwie.

VI. Sposób i termin składania ofert:

Zainteresowane podmioty proszone są o złożenie oferty, drogą elektroniczną – na załączonym Formularzu ofertowym – na adres: wioletta.ziegler@mrpips.gov.pl, barbara.waszkiewicz@mrpips.gov.pl do dnia 30 listopada 2017 r., do godz. 20:00. Jednocześnie prosimy o podawanie cen brutto i netto z uwzględnieniem obowiązku zastosowania właściwej stawki VAT. Stosownie bowiem do § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie towarów i usług, dla których obniża się stawkę podatku od towarów i usług, oraz warunków stosowania stawek obniżonych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1719) stawkę podatku wymienioną w art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (23%) obniża się do wysokości 8% m.in. towarów i usług wymienionych w załączniku do rozporządzenia. W załączniku do rozporządzenia Lista Towarów i Usług, dla Których Obniża Się Stawkę Podatku Do Wysokości 8% pozycja 7, III Usługi wymienia się Usługi związane z wyżywieniem, z wyłączeniem sprzedaży napojów, przy przygotowywaniu których jest wykorzystywany napar z kawy lub herbaty, niezależnie od udziału procentowego tego naparu w przygotowywanym napoju, napojów bezalkoholowych gazowanych, wód mineralnych, innych towarów w stanie nieprzetworzonym opodatkowanych stawką, o której mowa w art. 41 ust. 1 ustawy.

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

VII. Zamawiający nie wnosi przedpłat.